Der neue Verarbeitungsablauf gestaltet sich nun im Vergleich zum ursprünglichen Prozess wesentlich effizienter: Nach Eingang der Rechnungen werden diese eingelesen, woraufhin Kofax Transformation die automatische Extrahierung der enthaltenen Informationen übernimmt, mit den in der SAP hinterlegten Lieferanteninformationen abgleicht und zur Validierung bereitstellt. Dank der ausgefeilten Klassifizierungs- und Extrahierungstechnologien werden dabei selbständig fehlende oder inkorrekte Daten erkannt. Abschließend erfolgt die Übergabe der Datensätze in den SAPERION-Workflow sowie deren revisionssichere Archivierung.

Die positiven Resultate der neuen Rechnungsverarbeitungslösung zeigten sich bereits unmittelbar nach ihrer Einführung. Band vorher alleine die Eingabe der Rechnungsdaten in SAP erhebliche Ressourcen der Kreditorenbuchhaltung, so kann diese Tätigkeit heute wesentlich kosteneffektiver von schnell anzulernenden Aushilfskräften oder den Auszubildenden des Unternehmens vorgenommen werden, die ebenfalls für die Validierung der Daten eingesetzt werden – einer der vielen Aspekte, die Roland Zieger von der Kofax-Lösung überzeugen: „Unsere mit der Rechnungsverarbeitung betrauten Mitarbeiter sind begeistert. Die auf Anhieb sehr hohen Erkennungsraten, die dramatisch gesunkene Fehlerquote, die Verkürzung der Durchlaufzeiten auf zwei Tage anstelle der vorher benötigten zwei Wochen sowie die extreme Zeitersparnis bei der Suche nach Rechnungen haben zu einer wesentlichen Entlastung geführt und sorgen gleichzeitig dafür, dass das Thema Skontoverfall oder gar Verzugszinsen bei uns ad acta gelegt werden kann.“

Zieger taxiert die Produktivtätssteigerung durch die automatisierte Verarbeitung auf 30 – 40%, ein Wert, der natürlich nicht nur die Anwender der Lösung, sondern auch die Unternehmensleitung für die neue Lösung eingenommen hat.